Rechnungs­verwaltung mit Qonto

Rechnungsverwaltung bezeichnet den Prozess der Organisation, Bearbeitung und Speicherung sowohl von eingehenden als auch von ausgehenden Rechnungen innerhalb eines Unternehmens.

1) Die Verwaltung von Eingangsrechnungen umfasst die Erfassung von Rechnungsdaten, die Überprüfung und Genehmigung von Rechnungen, die Vorbereitung, Durchführung und eventuelle Freigabe von Zahlungen sowie die Archivierung der Rechnungsunterlagen für buchhalterische Zwecke und Compliance-Anforderungen.

2) Die Verwaltung von Ausgangsrechnungen beschreibt die korrekte Rechnungsstellung, die Verfolgung des Rechnungsstatus sowie, bei ausbleibenden Zahlungen, die Verschickung von Mahnungen. Eingehende Transaktionen werden im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung der betreffenden Rechnung zugeordnet.

Ziel der Rechnungsverwaltung ist es, die Effizienz im Finanzmanagement zu steigern, Fehler und Betrugsrisiken zu minimieren, Zahlungsfristen einzuhalten, Strafgebühren zu vermeiden und eine transparente Übersicht über die finanziellen Verpflichtungen des Unternehmens zu gewährleisten.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung nutzen viele Unternehmen automatisierte Systeme zur Rechnungsverarbeitung, die den Prozess durch digitale Erfassung, Workflow-Optimierung und Echtzeit-Berichterstattung erheblich vereinfachen und beschleunigen.

Bei Qonto ist die digitale Lösung zum automatisierten Rechnungsmanagement direkt ins Geschäftskonto integriert. Via OCR-Technologie werden relevante Rechnungsdaten automatisch erfasst und Zahlungen automatisiert vorbereitet. Es lassen sich Workflows und Verantwortlichkeiten, beispielsweise für die Freigabe von Zahlungen, festlegen. Auch die Zuordnung von eingehenden Zahlungen zur entsprechenden Rechnung erfolgt automatisch.

Beachten Sie, dass elektronische Rechnungen ab Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend werden. Pünktlich zu diesem Zeitpunkt wird Qonto ein passendes E-Rechnung-Programm anbieten, das die Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen ermöglicht.

Die Kosten für ein Rechnungsprogramm können stark variieren, abhängig von Funktionsumfang, Anbieter und Nutzungsmodell. Sie reichen von kostenlosen Basisversionen bis hin zu umfangreichen Paketen, die monatlich hunderte Euro kosten können.

Viele Anbieter arbeiten mit einem Abonnementmodell, bei dem die Preise je nach Anzahl der Benutzer:innen, Rechnungen und zusätzlichen Funktionen wie automatisierter Buchhaltung oder erweiterten Reportingfunktionen schwanken.

Bei Qonto ist die Software sowohl für die Rechnungs- und Angebotserstellung als auch für die Verwaltung von Lieferantenrechnungen direkt ins Geschäftskonto integriert. Dadurch fallen keine Zusatzkosten für die Verwendung der Rechnungstools an. Nutzer:innen zahlen lediglich die regulären Gebühren für ihr Geschäftskonto.

Die Qonto Rechnungssoftware ist in allen Qonto Plänen ab dem Smart Plan verfügbar, der 19 Euro monatlich kostet (bei jährlicher Zahlung). Auch die anderen Qonto Pläne mit Ausnahme des Basic Plans beinhalten das Rechnungsprogramm sowie unter anderem eine Anzahl an kostenlosen Transaktionen, mindestens eine Mastercard Karte sowie viele weitere Buchhaltungs- und Finanzdienstleistungen. Auf diese Weise profitieren Nutzer:innen neben den klassischen Banking-Services von weiteren nützlichen Tools für ihr Finanzmanagement.

Qonto bietet Ihnen eine innovative und automatisierte Lösung sowohl für die Angebots- und Rechnungserstellung als auch für die Verwaltung von Lieferantenrechnungen, die gleichermaßen auf die Bedürfnisse von Selbstständigen und von Unternehmen ausgerichtet ist.

Hier einige der zentralen Vorteile im Überblick:

1. Die Rechnungssoftware von Qonto ist direkt ins Geschäftskonto integriert. Auf diese Weise können Sie alles an einem Ort speichern und verwalten. Auch fallen keine zusätzlichen Kosten an.
2. Dank smarter Tools für die Buchhaltung können Sie die Steuern optimal vorbereiten.
3. Nahtlose Integrationen und DATEV-Schnittstellen ermöglichen den reibungslosen Export in Ihr Buchhaltungstool und stellen die optimale Zusammenarbeit mit Ihrem Buchhaltungsbüro sicher.
4. KMU können außerdem Workflows, Freigabeprozesse und Verantwortlichkeiten festlegen, um die Prozesse zu optimieren und bei der Rechnungsverwaltung sowie Rechnungsprüfung Fehler zu vermeiden sowie Zeit zu gewinnen.
5. Das Rechnungsprogramm ist nutzerfreundlich und intuitiv – eine lange Eingewöhnungszeit, um die Bedienung zu erlernen, ist nicht nötig.
6. Die OCR-Technologie verringert manuelle Eingaben. Dies hilft, Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen.
7. Die zentrale Speicherung der Rechnungen garantiert die Übersichtlichkeit: Sie können den Status der Rechnungen auf einen Blick sehen, die Unterlagen jederzeit aufrufen, filtern und nachvollziehen. Auch sind die durch die GoBD-konforme Archivierung vor Verlust geschützt.

Folgende Funktionen beinhalten die Rechnungslösung von Qonto unter anderem:

1) Angebots- und Rechnungsstellung:

Sie können Ihre Angebote und Rechnungen direkt in Qonto erstellen, praktische Funktionen wie die automatische Rechnungsnummerierung einrichten und die Rechnungen nach Kategorien und Kunden filtern. Wurde ein Angebot angenommen, können Sie es mit einem Klick in eine Rechnung verwandeln.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine Datei für jede:n Kund:in anzulegen und die Anschrift anzugeben. Die Daten werden gespeichert und Sie müssen sie für zukünftige Rechnungen nicht wieder manuell eingeben. Die automatische Zuordnung von Zahlungen und Transaktionen hilft beim Rechnungsabgleich und der vorbereitenden Buchhaltung.

2) Verwaltung von Eingangsrechnungen:

Eingehende Rechnungen können Sie ganz einfach sammeln:

1. Leiten Sie Ihre per E-Mail erhaltenen Rechnungen automatisch an Ihre dedizierte Qonto E-Mailadresse weiter.
2. Importieren Sie oder ziehen Sie per Drag & Drop all Ihre Rechnungen auf einmal in Ihr Konto.
3. Lassen Sie Ihre Rechnungen automatisch aus Ihrem Google Drive oder Dropbox-Ordner importieren.

Anschließend werden Ihre digitalisierten Rechnungen zentral und GoBD-konform gespeichert, sodass Sie sie jederzeit aufrufen können. Verfolgen Sie in der Übersicht den Status Ihrer Rechnungen – eingegangen, geplant oder bezahlt – und filtern Sie nach Ihren Kategorien.

Mithilfe der OCR-Technologie werden die Rechnungen ausgelesen und relevante Daten erfasst. Diese werden für die automatisierte Vorbereitung von Zahlungen verwendet.

Lassen Sie auf Wunsch Manager:innen Rechnungen begleichen – Sie können die Zahlungen mit einem Klick freigeben. Die Zahlung kann mit Echtzeitüberweisungen erfolgen, für die bei Qonto keine Zusatzgebühren fällig werden, oder mit SWIFT-Überweisungen in Fremdwährung. Außerdem können Sie Ihre Zahlungen vorab für das Fälligkeitsdatum oder ein Datum Ihrer Wahl planen.

Gut zu wissen: Wenn Sie ein Unternehmen führen, egal in welcher Größe, gilt eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen von 10 Jahren. Digital gespeicherte Rechnungen sparen Platz, Kosten und Zeit bei der Organisation, da sie direkt an einem Ort archiviert und chronologisch geordnet werden. Aktenschränke gefüllt mit Ordnern sind passé. Und Sie können jederzeit auf die digitalisierten Dokumente zugreifen, wann und wo Sie möchten.

Bei der Rechnungserstellung an Ihre Kund:innen ist es essentiell darauf zu achten, dass alle Pflichtangaben sowie weitere relevante Informationen aufgeführt werden. Dazu gehören:

1. Name und Adresse von Auftragnehmer:in und Auftraggeber:in
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Datum der Rechnungsausstellung
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
5. Beschreibung der Leistungen und Produkte
6. Nennung des Leistungszeitraums
7. Preis, Zahlungsbedingungen und Angabe einer Zahlungsfrist
8. Angabe der Mehrwertsteuer, Steuersatz bzw. Steuerbefreiung
9. Minderungen wie Skonti, Rabatte, Gutschriften oder Verrechnungen müssen in der Forderung nachvollziehbar aufgeführt sein.

Um Sie bei der Rechnungsstellung zu unterstützen, bieten wir eine integrierte Rechnungssoftware. Sie nehmen die Kleinunternehmerregelung in Anspruch und weisen nicht die Mehrwertsteuer aus? In dem Fall ist sicherlich dasRechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen für Sie interessant. Außerdem haben wir eine kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer:innen zum Download für Sie erstellt.

Ja. Um Ihren Rechnungen einen Wiedererkennungswert und ein individuelles Design zu verleihen, können Sie Ihr Logo im Format JPEG oder PNG in Ihr Qonto Geschäftskonto hochladen. Es wird anschließend gespeichert und jeder Rechnung automatisch hinzugefügt. Selbstverständlich können Sie Ihr Logo in den Einstellungen auch jederzeit wieder löschen und durch ein neues ersetzen.

Um kostenlos und korrekt Rechnungen zu schreiben, bietet Qonto eine praktische Lösung an. Als Kunde oder Kundin von Qonto können Sie von direkt in Ihr Geschäftskonto integrierten Rechnungstools profitieren, was den Prozess der Rechnungs- und Angebotserstellung sowie der Verwaltung von Eingangsrechnungen erheblich vereinfacht.

Zusätzlich stellt Qonto kostenlose Rechnungsvorlagen sowie Vorlagen zum Kostenvoranschlag zur Verfügung, die Sie herunterladen, individuell anpassen und für Ihre Geschäftsvorgänge nutzen können.

Dank der integrierten Rechnungssoftware können Sie professionelle Rechnungen erstellen und Eingangsrechnungen übersichtlich und zeitsparend verwalten, ohne zusätzliche Software oder Dienste in Anspruch nehmen zu müssen. Dies ist besonders vorteilhaft für Selbstständige und Unternehmen, die eine effiziente, kostengünstige und innovative Lösung für ihre Rechnungsstellung suchen.

Tipp: Lesen Sie in unserem Blog, wie Sie als Kleinunternehmer:in Rechnungen ausstellen und was Freiberufler:innen beim Schreiben von Rechnungen beachten sollten.

Qonto bietet verschiedene Funktionen und Tools, mit denen Sie bei der digitalen Rechnungsverwaltung Zeit sparen. Dazu gehören:

1. Scannen und Übertragen von Rechnungen: Statt Rechnungen manuell zu bearbeiten, können sie mit dem Smartphone über die Qonto App schnell eingescannt, digital übertragen und zentral an einem Ort gespeichert werden.
2. Die Digitale Rechnungsverwaltung kann Ihre Rechnungen automatisch sortieren und klassifizieren, basierend auf Kriterien wie Lieferant:innen, Rechnungsdatum und Betrag.
3. Da sich durch die digitale Rechnungsverwaltung wiederkehrende Prozesse automatisieren lassen, werden menschliche Fehler, die bei manueller Verarbeitung häufig auftreten, minimiert. Das spart Zeit und Nerven.
4. Die digitale Rechnungsverwaltung mit Qonto ermöglicht es zusätzlich, Rechnungen schneller zu verarbeiten, da sie automatisch sortiert und klassifiziert werden und nicht manuell bearbeitet werden müssen.
5. Qonto spart Zeit bei der Rechnungsverwaltung, indem es die Details wie Betrag, Fälligkeitsdatum und IBAN automatisch aus der Rechnung extrahiert und für die Vorbereitung der Buchhaltung aufbereitet. So können Sie Ihre Mehrwertsteuererklärung mit ruhigem Gewissen einreichen und das Risiko falscher Angaben minimieren.

Rechnungsverwaltung und Finanzplanung sind eng mit der Finanzbuchhaltung verknüpft. Denn nur wenn Sie einen Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben, also Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen behalten, können Sie Ihre Liquiditätsplanung auf ein solides Fundament stellen.

Bei kleineren Unternehmen unterstützt eine Buchhaltungssoftware und ein flexibles Geschäftskonto dabei, die Finanzplanung und -buchhaltung zu erledigen. Qonto bietet hierfür zahlreiche Partner-Integrationen wie DATEV, Lexware Office, sevdesk u.v.m. an, die sich einfach mit Ihrem Qonto Konto verbinden lassen. So behalten Sie Ihren Cashflow immer im Blick und können Ihre Finanzplanung flexibel steuern.

Mit Qonto können Sie die Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen vereinfachen und die Zahlung an Ihre Lieferantinnen und Lieferanten besser organisieren. Sie sammeln Ihre digitalen Rechnungen und laden sie in Ihrer Qonto Desktop-App hoch. Die Rechnungsinformationen werden durch die digitale Rechnungsverarbeitung automatisch ausgelesen, Sie bezahlen mit wenigen Klicks. Handelt es sich bei der Zahlungsmethode um eine Echtzeitüberweisung, archiviert Qonto sie sofort im Bereich “Bezahlt”. Bei anderen Überweisungsarten erfolgt der Schritt, nachdem die Zahlung eingegangen ist. Solange finden Sie die Rechnung unter dem Menüpunkt "Geplante Zahlungen”.

Sie können allen Lieferant:innen einen Mehrwertsteuersatz und eine Kategorie zuordnen – jede künftige Transaktion wird entsprechend automatisch sortiert. Besonders praktisch: Qonto ordnet die Transaktion auch der passenden Rechnung zu. So behalten Sie immer den Überblick über Ihre Eingangsrechnungen, profitieren von einem Geschäftskonto mit integrierter Buchhaltung und verpassen keine Zahlungsfrist mehr.

Auch die Ausgangsrechnungen, bei denen Sie Absender:in sind, lassen sich in Qonto übersichtlich organisieren. In Qonto erstellen Sie Ihre Kundenrechnungen in wenigen Klicks und verfolgen den Bezahlstatus unter der Rubrik Rechnungsstellung. So behalten Sie Ihren Cashflow im Blick und können rechtzeitig Mahnungen schreiben, um auf offene Rechnungen zu reagieren.

Alle Kundenrechnungen werden in ausgestellte, bezahlte und stornierte Rechnungen kategorisiert. Qonto erkennt, sobald eine Rechnung mit gleicher Referenznummer beglichen wurde, und ändert den Status automatisch zu „Bezahlt“. Sie können diesen Schritt alternativ auch manuell durchführen.

Es gibt zahlreiche Buchhaltungstools, die Sie bei der Rechnungsverwaltung und beim Mahnwesen unterstützen. Dank unserer Partner-Integrationen können Sie Ihr Qonto Konto ganz einfach mit Ihrem Lieblingstool verknüpfen.

Lexware Office bietet Ihnen zum Beispiel die Möglichkeit, Mahnungen bzw. Zahlungserinnerungen in wenigen Klicks zu erstellen und zu versenden. Eine mit Lexware Office erstellte Rechnung lässt sich darüber hinaus im Handumdrehen in eine Mahnung umwandeln.

Auch sevdesk ist ein benutzerfreundliches Online-Tool zur Rechnungsverwaltung, das Sie neben dem Erstellen von Angeboten und Rechnungen, auch beim Mahnwesen und der Zahlungsüberwachung unterstützt.

Außerdem ist Qonto DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner und bietet eine direkte Verbindung zu DATEV Unternehmen online mit DATEV Bankdatenservice via RZ-Bankinfo oder PIN/TAN und DATEV Belegbilderservice.

Das Mahnwesen und die Rechnungsverarbeitung sind eng mit der Finanzbuchhaltung verknüpft, da sich die sogenannte Debitorenbuchhaltung mit allen Ausgangsrechnungen und mit den Schuldner:innen eines Unternehmens beschäftigt. Sie kümmern sich um die Bezahlung von offenen Rechnungen und haben die Liquidität des Unternehmens im Blick, um bei Zahlungsausfällen rechtzeitig zu reagieren. Die Debitorenbuchhaltung kann auch ausgelagert und von externen Dienstleistungsunternehmen übernommen werden.